Kategorien und Farben synchronisieren

Kategorien exportieren und importieren

Eine direkte Importfunktion für Kategorien gibt es in Outlook nicht. Bis einschließlich Outlook 2003 gab es aber einen Umweg über die Registry, wo die Hauptkategorienliste gespeichert wurde. Diese finden Sie dort unter:

HKEY_CURRENT_USER\Software\Microsoft\Office\11.0\Outlook\Categories

Bitte beachten Sie, dass es den Zweig erst dann gibt, wenn Sie mindestens einmal eine eigene Kategorie erstellt haben!

Der Windows Registry-Editor erlaubt das Exportieren und Importieren einzelner Zweige über Dateien mit der Endung *.reg. Damit läßt sich also auch die Hauptkategorienliste ex- und importieren.

Beachten Sie beim Import über den Registry-Editor, dass damit bereits vorhandene Kategorien überschrieben werden. Ihre Hauptkategorienliste wird also komplett durch die neue ersetzt.

Je nachdem, woher Sie die *.reg-Datei bekommen haben, birgt dieses Vorgehen auch ein Sicherheitsrisiko: Damit läßt sich theoretisch jeder Zweig in der Registry überschreiben, was die komplette Windows-Installation zerstören kann.

Einen weiteren Haken gibt es beim Weg über die Registry: Da der Pfad in allen Outlook-Versionen anders lautet, kann z.B. eine mit Outlook XP exportierte Liste nicht ohne weiteres in Outlook 2003 importiert werden. Außerdem wurde das Speicherformat mit Outlook XP grundlegend geändert: Zwischen Outlook 2000 und Outlook XP/2003 sind die *.reg-Dateien überhaupt nicht kompatibel.

Mit Outlook 2007 wurde wieder alles grundlegend geändert. Die Hauptkategorienliste wird nun in der Outlookdatei (*.pst) selbst gespeichert. Ohne Zusatzsoftware sind Import und Export nicht mehr möglich. Dafür brauchen Sie die Daten aber auch nicht mehr separat zu sichern, wie das früher bei der Registry der Fall war; das geschieht nun automatisch, wenn Sie die *.pst-Datei selbst sichern. Mit geeigneten Werkzeugen (z.B. OutlookSpy) finden Sie die Liste nun im XML-Format: Suchen Sie im Standardkalender unter den versteckten Nachrichten nach IPM.Configuration.CategoryList und darin nach dem Binary-Feld 0x7C080102.

Mit dem Category Manager können Sie Kategorien ganz einfach exportieren und aus Registry-, Text- und Excel-Dateien importieren - auch zwischen verschiedenen Outlook-Versionen. Dabei entscheiden Sie selbst, ob Ihre vorhandenen Kategorien ersetzt oder ergänzt werden sollen.

Kategorien synchronisieren

Über den im vorherigen Kapitel beschriebenen Weg können Sie manuell eine Kategorienliste für mehrere Computer zur Verfügung stellen. Der manuelle Weg ist geeignet, um einmal die Kategorien z.B. zwischen Ihrem Desktop und Laptop abzugleichen. In größeren Netzwerken aber, oder wenn Sie die Kategorienliste regelmäßig aktualisieren müssen, ist eine automatische Synchronisierung vorteilhafter.

Bis einschließlich Outlook 2003 können Sie die Kategorien, wie oben beschrieben, manuell exportieren und über ein sog. Logon-Script anderen Anwendern zur Verfügung stellen. Die Nachteile sind:

• Sie müssen weiterhin manuell exportieren und die Datei verteilen.
• Die Methode funktioniert nur bis einschließlich Outlook 2003; und Sie können eine exportierte *.reg-Datei nur mit der Outlook-Version verwenden, mit der sie exportiert wurde. Z.B. kann eine mit Outlook 2003 exportierte Datei nur mit Outlook 2003 wieder importiert werden.
• Die Hauptkategorienliste jedes Anwenders wird immer überschrieben, d.h. eigene Kategorien des Anwenders gehen verloren.
• Das Update findet nur einmal beim Anmelden des Benutzers am Computer statt.

In einer Exchange Server-Umgebung mit Outlook 2007-Clients gibt es auch die Möglichkeit, Kategorien per GPO zu verteilen. Nachteile:

• Die zentralen Kategorien werden immer den lokalen Kategorien des Anwenders hinzugefügt. Sie können also nicht verhindern, dass der Anwender neben den zentralen auch eigene Kategorien verwendet.
• Die Aktualisierung findet nur einmal statt, wenn der Anwender Outlook startet.
• Farben können nicht synchronisiert werden.

Category Manager Enterprise synchronisiert die Hautptkategorenliste automatisch mit einer zentralen Liste. Es werden alle Outlook-Versionen ab 2000 oder neuer unterstützt, selbstverständlich auch gemischte Umgebungen. Die Synchronisierung kann bei Outlook-Start und/oder in beliebigen Intervallen stattfinden; Sie bestimmen selbst, ob die Anwender eigene Kategorien behalten dürfen oder diese gelöscht werden sollen. Ab Outlook 2007 werden auch die Farben synchronisiert.